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秘書の仕事を解説!業務内容や持っておくべき資格は?

2018/04/09 お仕事コラム

秘書と聞いてどんな仕事内容を思い浮かべるでしょうか?
「企業役員の専属としてスケジュール管理をする」などのイメージがあるものの、詳細の業務内容についてはあまりピンとこない方も多いかもしれません。

この記事では、秘書がどんな仕事をする職業なのか、具体的な業務内容をご紹介しています。
秘書のやりがい、身に着けておくと良いスキルや、仕事を通して得られる経験などについてもまとめています。ぜひ参考にしてください。

秘書の仕事って?具体的な業務内容例

秘書は、事務系の仕事の中でも人気がある職種のひとつ。プロフェッショナルの立場で働く上司や役員の補佐をして、上司が本来の役割を果たせるように支えることが秘書の仕事です。

経営者や役員などの幹部をサポートする企業秘書、弁護士などにつく法律秘書、そして医師などを支える医療秘書などさまざまな種類があります。

さらに、秘書には個人秘書グループ秘書という分け方もあります。

個人秘書は1人の上司に直接1人の秘書がサポートとしてつく形です。法律事務所や大学教授の場合、この個人秘書の形がとられることが多くなっています。

もう一方のグループ秘書は、管理者の下について複数人のチームを作り上司を支える体制をとります。秘書室などを持つ一般企業に多い形です。

秘書の勤務先には、企業や教育・研究機関、法律事務所、大使館、議員事務所などがあります。一口に秘書と言っても、どこに勤務するかで業務内容に違いが出てくることもあるでしょう。
また、上司のスケジュール次第では早朝出勤や休日出勤などもあり得るので、仕事内容は事前にしっかりと確認しておくことをおすすめします。

秘書の具体的な仕事内容は?

秘書が日々こなす仕事として具体的にどんなものがあるのでしょうか?基本的な業務をいくつかピックアップしてみました。

(1)社内外との連絡や来客の対応
上司宛てにくる電話やメールの1次受付として応対を行ったり、来客の対応も行ったりします。

(2)スケジュールの管理
上司のスケジュールを全般的に把握し、管理します。上司が効率よく仕事ができるようなスケジュールを組むことが重要です。新幹線の切符や宿泊の手配など、出張に必要な段取りを組むこともあります。

(3)文書作成や情報収集、整理
毎日さまざまな媒体から情報が供給されていますが、そのなかから上司が仕事をするうえで参考にできそうな情報や資料を整理しておきます。また、会議用資料の作成なども秘書が行います。

(4)会議・パーティーの準備等
会議やパーティーが行われる機会も多いです。そんなときの準備やゲストへのおもてなし、そして、経理事務までを担当します。

このように、補佐役として庶務のすべてを把握・管理して対応にあたります。上司が業務に専念できるのは、秘書のサポートあってこそです。
裏方の仕事が多いですが、所属組織のためにも重要度の高い、縁の下の力持ちと言える仕事です。

秘書になるために必要なスキルは?

さまざまな業務をこなす秘書ですが、必須の資格は特にありません。
しかし、秘書の仕事を希望する人のなかには、秘書技能検定ビジネス実務マナー検定などを取っている方も多くいます。資格を持っていれば、秘書に要求されるビジネスマナーなどの知識があることをアピールできます。

スキル面では以下が挙げられます。
(1)パソコンスキル
資料作成やメール対応なども日常業務として行うため、パソコンは必ず使えなければなりません。

(2)正しい敬語やビジネスマナーが身についていること
社外とのコミュニケーションをスムーズにとるためにも、正しい敬語が使用できることやビジネスマナーについての理解があることは最低限要求されるポイントでしょう。

(3)英語スキル
プラスアルファのスキルとして秘書の業務を行ううえで英語の使用が求められる場合もあります。英語スキルを証明するものとして、TOEICのスコアがあると良いでしょう。

これらのスキルに加え、上司の仕事状況に応じて臨機応変に対応できるかどうかも重要です。たくさんの業務を同時進行で行うことも多いですが、常に落ち着いて適切な配慮ができるように心がけておきたいものです。

秘書は未経験の方でも応募できる求人があります。ただし正社員としてではなく、派遣や契約社員としての求人も多いため、条件を確認したうえで応募を検討しましょう。

秘書の求人一覧

秘書の仕事から得られるスキルや経験


秘書の仕事を経験することで得られるスキルや経験の一例をご紹介します。
・ビジネスマナー
・高い判断力
・臨機応変な対応力
・情報収集能力
・スケジューリングなどの事務処理能力
・コミュニケーション能力
いわゆるソフトスキルの部分を大きく伸ばすことができるでしょう。

秘書のキャリアパス

立ち振る舞いや冠婚葬祭でのマナーなど、細かなことも含めてスキルアップできるのは、秘書業務ならではのメリットといえるのではないでしょうか。
仕事を通して身についたこれらのスキルは、秘書という立場としてだけでなく、一社会人としてどんな職種やどんな場でも役立つものです。
業務内容が多彩な秘書だからこそ、社会人としての人間力をアップさせることも可能です。

企業で経験を積んでから、弁護士や政治家の秘書など、より専門的な分野での秘書としてキャリアを積むこともできます。

まとめ 秘書の仕事でキャリアを築こう!

秘書について、役割や具体的な仕事の内容などについてご紹介してきました。秘書になったらどんな仕事をするのかイメージが湧いたでしょうか?

裏方として情報整理から出張手配まで、あらゆる庶務をこなす秘書だからこそ、一社会人として成長する経験を積むことができます。より広い場で役立つスキルや立ち振る舞いなども身につけたいという高い志を持つ方にもぴったりの仕事ではないでしょうか?

自分が関心を寄せる専門的な分野の秘書に転身するというキャリアアップはもちろん、マナー講師に転身するなど、秘書業務を通して身についたスキルを活かした新たな職種にチャレンジすることも可能です。ぜひあなたも秘書の仕事を検討してみてはいかがでしょうか?

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